Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

# Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber

## 1. Allgemeines

Wir freuen uns über Ihr Interesse an einer Mitarbeit bei der ANEX Tour GmbH. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses verarbeiten, wenn Sie sich über unser Online-Bewerbungsportal, per E-Mail oder auf anderem elektronischem Wege bei uns bewerben.

Diese Datenschutzerklärung gilt ausschließlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Recruitingprozesses.

## 2. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

**ANEX Tour GmbH**
Gladbecker Straße 1-3
40472 Düsseldorf
Deutschland

Telefon: +49 (0)211 7817740

Geschäftsführer: Yasir Karacor
Registergericht: Amtsgericht Düsseldorf
Registernummer: HRB 77532

Datenschutzkontakt:
[Bitte Datenschutz-E-Mail-Adresse eintragen, z. B. [datenschutz@anextour.de](mailto:datenschutz@anextour.de)]

Datenschutzbeauftragter:
[Bitte Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten eintragen, sofern vorhanden]

## 3. Verarbeitung personenbezogener Daten im Bewerbungsprozess

Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten wir personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen oder die im Laufe des Bewerbungsverfahrens entstehen.

Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

* Vor- und Nachname
* Anschrift
* E-Mail-Adresse
* Telefonnummer
* Geburtsdatum, sofern angegeben
* Angaben zu Ausbildung, Studium, Berufserfahrung und Qualifikationen
* Angaben aus Lebenslauf, Anschreiben, Zeugnissen und weiteren Bewerbungsunterlagen
* Gehaltsvorstellung
* Verfügbarkeit bzw. möglicher Eintrittstermin
* Angaben zur gewünschten Position
* Kommunikationsdaten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
* LinkedIn- oder andere berufliche Profile, sofern freiwillig angegeben
* Informationen darüber, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
* weitere Informationen, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung freiwillig mitteilen

Bitte übermitteln Sie uns nur solche Informationen, die für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind.

## 4. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu folgenden Zwecken:

* Durchführung und Verwaltung des Bewerbungsverfahrens
* Prüfung Ihrer fachlichen und persönlichen Eignung
* Kommunikation mit Ihnen während des Bewerbungsprozesses
* Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen
* Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
* Dokumentation des Bewerbungsprozesses
* Erfüllung gesetzlicher Pflichten
* Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche

## 5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Soweit die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist, insbesondere zur Abwehr oder Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Sofern wir Ihre Einwilligung einholen, beispielsweise für die Aufnahme in einen Talent Pool, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

## 6. Nutzung von Personio

Für die Verwaltung und Durchführung unseres Bewerbungsprozesses nutzen wir die Recruiting-Software der Personio SE & Co. KG.

Personio verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen. Personio ist in diesem Zusammenhang Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Mit Personio wurde ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

Die über das Bewerbungsportal übermittelten Daten werden in der Recruiting-Plattform gespeichert und ausschließlich für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens verwendet.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Personio finden Sie unter:
https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/

## 7. Zugriff auf Bewerbungsdaten

Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten haben ausschließlich Personen, die am jeweiligen Bewerbungsprozess beteiligt sind oder die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Hierzu gehören insbesondere:

* autorisierte Mitarbeitende der Personalabteilung
* zuständige Fachabteilungen
* Führungskräfte, die in die Auswahlentscheidung eingebunden sind
* Geschäftsführung, sofern dies für die Bewerbungsentscheidung erforderlich ist
* IT- oder Systemadministration, soweit dies technisch notwendig ist

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht, dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.

## 8. Speicherdauer und Löschung

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, speichern wir Ihre Bewerbungsdaten in der Regel für einen Zeitraum von **180 Tagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens**. Diese Speicherung erfolgt insbesondere zur Erfüllung rechtlicher Dokumentationspflichten sowie zur Abwehr möglicher Ansprüche aus gesetzlichen Vorschriften.

Nach Ablauf dieser Frist werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Wenn Sie ein Beschäftigungsangebot der ANEX Tour GmbH annehmen, werden die im Bewerbungsverfahren erhobenen Daten in Ihre Personalakte übernommen und mindestens für die Dauer des Beschäftigungsverhältnisses sowie nach Maßgabe gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.

## 9. Talent Pool

Sofern Sie ausdrücklich einwilligen, können wir Ihre Bewerbungsdaten über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus in unseren Talent Pool aufnehmen. Dies ermöglicht es uns, Sie bei zukünftigen passenden Stellenangeboten erneut zu kontaktieren.

Die Aufnahme in den Talent Pool erfolgt ausschließlich auf freiwilliger Basis und nur mit Ihrer Einwilligung.

Die Speicherdauer im Talent Pool beträgt **12 Monate**, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht vorher widerrufen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. In diesem Fall werden Ihre Daten aus dem Talent Pool gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe entgegenstehen.

## 10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Die Übermittlung Ihrer Bewerbungsdaten über das Online-Bewerbungsportal erfolgt verschlüsselt. Innerhalb unserer Systeme wird der Zugriff auf Ihre Daten auf die jeweils berechtigten Personen beschränkt.

## 11. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Bitte übermitteln Sie uns grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, sofern diese für das Bewerbungsverfahren nicht erforderlich sind.

Hierzu gehören insbesondere Angaben zur Gesundheit, Religion, politischen Meinung, Gewerkschaftszugehörigkeit oder biometrische Daten.

Sollten Sie uns solche Daten freiwillig übermitteln, verarbeiten wir diese nur, soweit dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage bzw. Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

## 12. Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

* Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO
* Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
* Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO
* Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
* Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
* Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO
* Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

ANEX Tour GmbH
Gladbecker Straße 1-3
40472 Düsseldorf
Deutschland

E-Mail: [Bitte Datenschutz-E-Mail-Adresse eintragen]

## 13. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.

Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes Nordrhein-Westfalen:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Deutschland

## 14. Allgemeine Datenschutzerklärung

Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung für Bewerberinnen und Bewerber gilt unsere allgemeine Datenschutzerklärung, die Sie unter folgendem Link einsehen können:

https://www.anextour.de/datenschutz/

## 15. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder Änderungen unseres Bewerbungsprozesses berücksichtigt werden.
SFür Ihre Bewerbung gilt die Datenschutzerklärung, die zum Zeitpunkt Ihrer Bewerbung bereitgestellt wird.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.